Υπάρχει τεράστια διαφορά
στο να είμαστε απασχολημένοι
και στο να είμαστε παραγωγικοί
Ο χρόνος είναι ότι πολυτιμότερο έχουμε.
Δεν μπορεί να αποθηκευτεί, να συσσωρευτεί, δεν ανανεώνεται και ούτε μπορεί να σταματήσει.
Μόλις περάσει, έχει φύγει για πάντα και δεν μπορεί ποτέ να ανακτηθεί ξανά.
Και όμως οι άνθρωποι εξακολουθούμε να τον σπαταλούμε και τον αφήνουμε να περάσει, χωρίς να κάνουμε τα πράγματα που θέλουμε ή ονειρευόμαστε. Κοιτάμε κάποια μαγική στιγμή στο μέλλον, λες και μια μέρα οι πλανήτες θα ευθυγραμμιστούν ξαφνικά και θα είναι η κατάλληλη στιγμή για να ξεκινήσουμε μια νέα επιχείρηση, ένα χόμπι ή μία δραστηριότητα.
Ή λέμε επανειλημμένα στον εαυτό μας ότι δεν έχουμε χρόνο. Αυτό που δεν συνειδητοποιούμε όμως είναι πως αν δεν έχουμε χρόνο, τότε αυτό στο οποίο τον ξοδεύουμε είναι αυτό τελικά που μας εμποδίζει να ζήσουμε μια καλύτερη ζωή.
Η μη παραγωγική χρήση του χρόνου μπορεί να προκαλέσει υπερβολικό άγχος, απογοήτευση και στρες. Το να νιώθεις πάντα ότι τρέχεις ενάντια στο χρόνο και δεν μπορείς να προλάβεις τίποτα, είναι συνηθισμένο κάποιων ανθρώπων που έχουν μεγάλα όνειρα και σχέδια, αλλά δεν μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά τον χρόνο τους. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να φτάνεις στο τέλος της εβδομάδας και να νιώθεις ότι δεν έχεις φθάσει κοντά σε αυτό που θα ήθελες να έχεις.
Φαντάσου όμως! Βρίσκοντας μια ώρα την εβδομάδα, για παράδειγμα ξυπνώντας μια ώρα νωρίτερα κάθε μέρα, μπορείς να κερδίσεις μια επιπλέον εβδομάδα για ένα χρόνο. Η εύρεση μίας ώρας την ημέρα είναι σαν να βρίσκεις επιπλέον 365 ώρες, κάτι που μέσα σε ένα χρόνο είναι σαν να βρίσκεις 7 ολόκληρες εβδομάδες εργασίας.
Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείς να κάνεις για να βρεις μια επιπλέον ώρα την ημέρα. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε 10 κορυφαίες συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου και παραγωγικότητας που θα σε βοηθήσουν να είστε ασταμάτητος.
1. Δούλεψε σε αυτό που ήδη ξοδεύεις τον χρόνο σου
Αρχικά, σκέψου μία συνηθισμένη ημέρα της εργασίας σου και αναρωτήσου πού πηγαίνει ο χρόνος σου αυτήν τη στιγμή. Πάρε ένα στυλό και χαρτί και γράψε ένα καθημερινό σχέδιο σχετικά με το που ξοδεύεις τον χρόνο σου.
Χάνεις χρόνο; Μήπως υπάρχουν εργασίες που τελικά δεν σε βοηθούν να πετύχεις τους στόχους σου; Εντοπίζεις εργασίες στις οποίες ο χρόνος σου “πάει χαμένος“; Οι πιο συνηθισμένες πηγές “χαμένου χρόνου” είναι: το Internet, τα mails, οι περιττές συναντήσεις, η κίνηση, η τηλεόραση, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και η γενική αποδιοργάνωση.
Πόσο χρόνο περνάς στα κοινωνικά δίκτυα; Πόση τηλεόραση παρακολουθείς; Πόσες φορές πάς στο μπακάλικο; Στη συνέχεια, δοκίμασε τι θα μπορούσες να πετύχεις ρεαλιστικά σε μια μέρα. Πόσες από τις συνηθισμένες εργασίες που κάνεις, μπορείς να χωρέσεις σε μια μέρα;
2. Βάλε τις προτεραιότητές σου
Η καλή διαχείριση του χρόνου δεν αφορά την αλλαγή ή την ανάπτυξη του χρόνου, αλλά την ελαχιστοποίηση του χρόνου που κάποιος σπαταλά με περιττές ενέργειες.
Είναι εύκολο να πέσουμε στην παγίδα του να ξοδεύουμε χρόνο σε δραστηριότητες που δεν μας βοηθούν τελικά να πετύχουμε τους στόχους μας. Μπορεί να είναι αυτές οι απολαυστικές δραστηριότητες ή αυτές που θεωρούμε σημαντικές, αλλά όχι τόσο σημαντικές ώστε να σου αφαιρούν τον πολύτιμο χρόνο σου και να μπορούν να ανατεθούν.
Αναρωτήσου ποιές είναι οι δραστηριότητες που θα σου προσφέρουν την μεγαλύτερη αποδοτικότητα; Γράψε τις.
Αυτές οι δραστηριότητες είναι αυτές που πρέπει να προγραμματίσεις στο πρώτο μέρος της εβδομάδας και στο πρώτο μέρος της ημέρας. Οι περισσότεροι άνθρωποι είμαστε πιο παραγωγικοί αυτές τις στιγμές. Ωστόσο, εάν είσαι πιο παραγωγικός σε άλλες στιγμές, τότε θα πρέπει να τις προγραμματίσεις για τις ώρες που είσαι εσύ πιο παραγωγικός.
Στην περίπτωση όπου εργάζεσαι σε περισσότερα από ένα πρότζεκτ και γνωρίζεις ότι θα είσαι κουρασμένος όταν επιστρέψεεις από τη δουλειά, προσπάθησε να σηκωθείς μια ώρα νωρίτερα και κάνε τα απαραίτητα πριν φύγεις για τη δουλειά. Θα εκπλαγείς από την αίσθηση του επιτεύγματος.
Είναι πολύ σημαντικό να επενδύεις όλο το χρόνο σου σε σημαντικά πράγματα και να μεταθέτεις ή να αναθέτεις οτιδήποτε άλλο.
3. Προγραμμάτισε όσα περισσότερα μπορείς
Όλοι έχουμε το ίδιο 24ωρο. Ο τρόπος όμως με τον οποίο χρησιμοποιούμε αυτόν τον χρόνο, είναι καθοριστικός παράγοντας για το πόσο επιτυχημένοι είμαστε.
Μία καλή πρακτική να προγραμματίζεις κάθε ώρα/λεπτό της ημέρας σου εκ των προτέρων και να αφιερώνεις συγκεκριμένα «μπλοκ» χρόνου για ορισμένες εργασίες και ευθύνες.
Μια λίστα υποχρεώσεων σου λέει τι πρέπει να κάνεις, ο προγραμματισμός χρόνου σου λέει πότε θα το κάνεις.
Εάν αμοίβεται με την ώρα, (π.χ είσαι Σύμβουλος, Δικηγόρος, κλπ) τότε αυτή η πρακτική μπορεί να σου είναι οικεία, αλλά για πολλούς αυτή δεν είναι μια πρακτική που χρησιμοποιούμε στην καθημερινή μας ζωή. Συχνά προγραμματίζουμε συναντήσεις ή ραντεβού με άλλους, αλλά ουσιαστικά δεν προγραμματίζουμε τη σημαντική δουλειά μας.
Ο προγραμματισμός του χρόνου σου θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσεις καλύτερα τον χρόνο, να παραμένεις συγκεντρωμένος και να επιτυγχάνεις τα μεγάλα πράγματα που χρειάζεται να κάνεις για να αναπτύξεις την επιχείρησή σου. Βοηθά επίσης να απομακρύνεται σημαντικά το άγχος.
Η πράξη του προγραμματισμού κάνει τα πράγματα αληθινά. Επίσης, η καθημερινή καταγραφή εργασιών θα σε βοηθήσει στο τι είναι σημαντικό και τι δεν είναι.
Μερικές χρήσιμες ιδέες είναι:
- Προγραμμάτιζε χρόνο για τον προγραμματισμό. Μπορεί να σου ακουστεί παράξενο στην αρχή, αλλά δοκίμασε να αφιερώσεις κάποιο χρόνο την Παρασκευή ή το Σαββατοκύριακο για να προγραμματίσεις την βδομάδα σου και επιπλέον 5 ή 10 λεπτά στην αρχή της κάθε μέρας, για να βλέπεις το πρόγραμμά σου. Να θυμάσαι ότι οι προτεραιότητες μπορούν να αλλάξουν κάθε στιγμή, οπότε είναι σημαντικό να είσαι ευέλικτος.
- Προγραμμάτιζε τις σημαντικότερες εργασίες σου στην αρχή της εβδομάδας και της ημέρας, όπου είσαι πιο παραγωγικός.
- Προγραμμάτιζε έγκαιρα τις ανεπιθύμητες, ασήμαντες εργασίες σου. Αυτές αφορούν στα πράγματα που όλοι πρέπει να κάνουμε καθημερινά, πχ. να απαντήσουμε σε μηνύματα και mails. Εάν προγραμματίσεις μια συγκεκριμένη ώρα για αυτές τις εργασίες, δεν θα αγχώνεσαι και θα έχεις έναν προγραμματισμένο χρόνο για να τις διεκπεραιώσεις.
- Προγραμμάτιζε τακτικά διαλείμματα. Έχει αποδειχθεί ότι τα τακτικά διαλείμματα αυξάνουν την παραγωγικότητα και μας βοηθούν επίσης να απολαμβάνουμε περισσότερο τη μέρα μας.
- Προγραμμάτιζε χρόνο για τα κοινωνικά δίκτυα.
- Προγραμμάτιζε χρόνο για τον εαυτό σου. Η χαλάρωση και η απόλαυση είναι απαραίτητες. Να θυμάσαι να προγραμματίζεις τις δραστηριότητες που σου αρέσουν περισσότερο.
- Προγραμμάτιζε εγκαίρως χρόνο για άσκηση και διαλογισμό.
4. Απέφευγε το “multitasking”!
Μήπως στέλνεις μηνύματα όταν μιλάς στο τηλέφωνο ή στέλνεις mails ενώ μαγειρεύεις; Η αλήθεια είναι ότι το “multitasking” δεν ήταν και δεν θα είναι ποτέ επιτυχημένο, μιας και πραγματικά μπορούμε να εστιάζουμε την προσοχή σας μόνο σε μια εργασία κάθε χρονική στιγμή.
Φυσικά, υπάρχουν εξαιρέσεις, αλλά όταν πρόκειται για πράγματα που πραγματικά πρέπει να κάνουμε συνειδητά, είναι σχεδόν αδύνατο να δώσουμε σε περισσότερες από μια εργασίες την πλήρη προσοχή μας. Το “multitasking” είναι αγχωτικό και συχνά οδηγεί σε λάθη που μας κάνουν να χάνουμε ακόμη περισσότερο χρόνο.
Αν σου άρεσε το άρθρο, μπορείς να γραφτείς και στο newsletter μου.
Μου λένε ότι στέλνω ενδιαφέρονται θέματα 🙂
5. Βάζε χρονικά όρια στις εργασίες σου
Το να θέτεις ένα χρονικό όριο για μια εργασία, σου δίνει τη δυναμική να την ολοκληρώνεις γρηγορότερα. Όσο προγραμματίζεις τις εργασίες σου, θα γίνεσαι όλο και περισσότερο καλύτερος στο πόσο χρόνο χρειάζεσαι για κάθε εργασία. Θα σε βοηθήσει επίσης να αξιολογείς πιο εύκολα ποιες εργασίες αξίζει να αναθέσεις, επειδή θα ξέρεις πόσο αξίζει ο χρόνος σου και τι χρήματα σου ζητάνε για τη συγκεκριμένη εργασία.
6. Ομαδοποίησε τις εργασίες σου και δέσμευσε τον απαιτούμενο χρόνο
Η “δέσμευση του χρόνου” είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που περιλαμβάνει ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών, μαζί με την αφιέρωση του απαραίτητου χρόνου για την ολοκλήρωσή τους. Παράλληλα, σε βοηθά να επικεντρώνεσαι σε ένα πράγμα κάθε φορά, αντί να διασπάσαι από τη μια εργασία στην άλλη.
Σε βοηθά επίσης να σταματήσεις το multitasking και να ελαχιστοποιείς τους περισπασμούς, ώστε να μπορείς να συγκεντρωθείς και να δώσεις προσοχή στις λεπτομέρειες. Η “δέσμευση του χρόνου” μπορεί να σου δίνει μια μεγάλη αίσθηση επίτευξης και ικανοποίησης, όταν κοιτάς πίσω και βλέπεις πόσο παραγωγικός ήσουν.
Μερικά παραδείγματα αυτής της τεχνικής, είναι:
- Δημιουργία παρόμοιων θεματικών αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
- Προγραμματισμός μιας βδομάδας δημοσιεύσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
- Λήψη μιας παρτίδας φωτογραφιών για το προϊόν ή την υπηρεσία σου σε μία συνεδρία
- Δημιουργία μιας σειράς βίντεο για το Youtube
- Δημιουργία προγραμματισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Δημιουργία μιας σειράς από αναρτήσεις για το blog σου
7. Άρχισε να λες ΟΧΙ
Εάν ανέβεις στο τρένο του Όχι, θα διαπιστώσεις ότι θα φτάνεις στον προορισμό σου πολύ πιο γρήγορα!
Το Όχι είναι μία από τις πλέον σημαντικές λέξεις στο λεξιλόγιό σου κατά τη λειτουργία της επιχείρησής σου. Είσαι ο μόνος που γνωρίζει που θα αποδώσεις τον χρόνο σου. Χρειάζεται να λες Όχι σε οτιδήποτε δεν συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων σου. Αυτό μπορεί περιλαμβάνει οτιδήποτε μπορεί να τραβήξει την προσοχή σου ή να σε αποσπάει από τους στόχους σου.
Ο πολυάσχολος άνθρωπος σήμερα έχει γίνει ένας “τίτλος τιμής”, ένα σημαίνον της επιτυχίας. Αλλά αν είσαι πραγματικά “πολύ απασχολημένος”, το πιθανότερο είναι ότι δεν λες αρκετά όχι.
Να θυμάσαι ότι ο χρόνος, μόλις περάσει φεύγει και δεν μπορείς να τον πάρεις πίσω. Για αυτό, πρόσεχε σε ποιον και σε τι δίνεις τον πολύτιμο χρόνο σου!
8. Μπλόκαρε τους περισπασμούς
Όλα τα ντινγκ και οι ήχοι ειδοποίησης πρέπει να φύγουν. Αν δεν κόψεις τους περισπασμούς, δεν θα φτάσεις ποτέ στα όρια των δυνατοτήτων σου. Πως;
- Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνο και τον υπολογιστή σου
- Να απαντάς μόνο στις επείγουσες κλήσεις
- Κλείνε τις περιττές καρτέλες στον υπολογιστή σου. Το OneTab για παράδειγμα είναι μια μικρή εφαρμογή για να σε κρατάευ οργανωμένο και να σου δίνει πρόσβαση στις καρτέλες σου όταν τις χρειάζεσαι, οπότε πρέπει να έχεις μόνο μερικές ανοιχτές.
- Απέφευγε τον πειρασμό να επισκέπτεσαι τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, που το μόνο που κάνουν είναι να σε αποσυντονίζουν πλήρως.
9. Οργανώσου
Η “ανοργανωσιά” καταστρέφει την ενέργειά σου και μπορεί να σε αφήσει σε κατάσταση άγχους και να σε καταβάλει.
Ακόμα όμως κι αν δεν είσαι εκ φύσεως οργανωτικός άνθρωπος, μπορείς να καλυτερεύεις τη κατάσταση.
Μερικοί τρόποι για να το πετύχεις:
- Δημιούργησε λίστες με όλα αυτά που πρέπει να γίνουν και μοίρασε κάθε εργασία αποτελεσματικά στο πρόγραμμά σου
- Να τακτοποιείς τα αρχεία του υπολογιστή σου και να διαγράφεις οτιδήποτε δεν χρειάζεσαι.
- Κράτα το γραφείο σου τακτοποιημένο
- Γράφε τα πάντα στο χαρτί. Ο εγκέφαλός σου δεν έχει χώρο να θυμάται τα πάντα και να είναι συγκεντρωμένος και δημιουργικός.
10. Κάνε διαλείμματα
Το έχω αναφέρει και προηγουμένως, αυτό το σημείο όμως χρειάζεται τη δική του σημαντική θέση σε αυτή τη λίστα με συμβουλές παραγωγικότητας. Έχει αποδειχθεί ότι τα τακτικά διαλείμματα αυξάνουν κατά πολύ την παραγωγικότητα.
Το διάλειμμα σου δίνει κάτι για να στοχεύσεις. Ένα διάλλειμα για να πιεις ένα φλιτζάνι καφέ ή να φας το μεσημεριανό σου ή για μια βόλτα είναι αρκετό. Μπορείς επίσης να προγραμματίσεις ένα διάλλειμμα για να κάνεις γυμναστική ή διαλογισμό ή μπορείς απλά να τακτοποιήσεεις το σπίτι σου.
Κάνε τα διαλείμματά σου χωρίς ενοχές και επίσημα, προγραμματίζοντάς τα.
Πηγή: myplanner.com
Αν σου άρεσε το άρθρο, μπορείς να γραφτείς και στο newsletter μου.
Μου λένε ότι στέλνω ενδιαφέρονται θέματα 🙂
